Gemini Notebook (früher NotebookLM) im Team: Unterlagen teilen, Präsentationen und Videos vorher prüfen

01 / Was neu ist

Aus NotebookLM wird Gemini Notebook: Was sich geändert hat.

Google hat NotebookLM am 16. Juli 2026 in Gemini Notebook umbenannt. Laut Google ist es dasselbe eigenständige Produkt, das jetzt enger mit dem übrigen Google-Angebot verzahnt ist: Notebooks lassen sich auch direkt in der Gemini-App anlegen und werden zwischen beiden Oberflächen synchronisiert [1]. Nach Googles Angaben nutzen mehr als 30 Millionen Menschen und über 600.000 Organisationen das Werkzeug [1]. Wenn du also nach NotebookLM suchst und auf Gemini Notebook landest, bist du richtig.

Die jüngste Neuerung betrifft zwei der beliebtesten Ausgaben, Präsentationen und Video-Zusammenfassungen. Bisher hast du einen Prompt abgeschickt und das fertige Ergebnis bekommen. Jetzt kann Gemini Notebook dich Schritt für Schritt durch die Erstellung führen: Es schlägt Themen, Formate und visuelle Stile auf Basis deiner Quellen vor, und du kannst vor dem eigentlichen Erstellen eingreifen [2][3]. Google hat das am 19. Oktober im eigenen Blog und am 21. Oktober im Workspace-Updates-Blog angekündigt. Der Rollout läuft seit dem 16. Oktober und kann bis zu 15 Tage dauern, bis die Funktion überall sichtbar ist [2].

Verfügbar ist der geführte Ablauf für alle Google-Workspace-Kunden, für Workspace Individual und für private Google-Konten [2]. Eine Admin-Einstellung dafür gibt es nicht [2]. Für ein kleines Team heißt das: Sobald Gemini Notebook in eurem Workspace aktiv ist, steht die Funktion allen offen.

02 / Quellen

Welche Unterlagen du hochladen kannst und was dabei verloren geht.

Ein Notebook ist eine Sammlung von Quellen für ein bestimmtes Projekt. Wichtig für die Planung: Jedes Notebook steht für sich, Gemini Notebook greift nicht gleichzeitig auf mehrere Notebooks zu [5]. Lege deshalb lieber ein Notebook je Thema an, etwa „Angebote und Preise“, „Produkthandbücher“ oder „Einarbeitung neuer Mitarbeitender“ (Einschätzung).

Als Quellen akzeptiert Gemini Notebook unter anderem PDF-, Word-, PowerPoint-, CSV-, Text- und Markdown-Dateien, Google Docs, Google Präsentationen und Google Tabellen, Bilder, Audiodateien, Web-Adressen und öffentliche YouTube-Videos [4]. Jede Quelle darf bis zu 500.000 Wörter oder 200 MB groß sein [4]. Für ein typisches KMU heißt das: Angebotsvorlagen, Leistungsbeschreibungen, Handbücher, Protokolle und die eigene Website passen problemlos hinein.

Ein paar Einschränkungen solltest du kennen, bevor du dich auf Antworten verlässt [4]:

• Google-Drive-Dateien werden automatisch alle paar Minuten synchronisiert. Verliert jemand den Zugriff auf die Datei oder wird sie gelöscht, ist die Quelle im Notebook nicht mehr nutzbar, zählt aber weiter zum Quellenlimit.
• Fußnoten und Kommentare aus Google-Dateien werden nicht importiert. Steht die wichtige Einschränkung im Kommentar, kennt das Notebook sie nicht.
• Web-Adressen liefern nur den Text der Seite, keine Bilder, keine eingebetteten Videos und keine Unterseiten. Seiten hinter einer Bezahlschranke funktionieren nicht.
• YouTube-Videos gehen nur, wenn sie öffentlich sind und Untertitel haben. Importiert wird nur das Transkript.

Google weist außerdem darauf hin, dass du keine Dokumente hochladen sollst, an denen du keine Rechte hast [4]. Bei Herstellerhandbüchern oder gekauften Studien lohnt ein kurzer Blick in die Nutzungsbedingungen.

03 / Im Team teilen

Wie du ein Notebook mit deinem Team teilst.

Über „Freigeben“ fügst du die E-Mail-Adresse einer Kollegin hinzu und vergibst eine von zwei Rollen [5]. Betrachter haben Lesezugriff auf alle Quellen und Notizen. Bearbeiter können zusätzlich Quellen und Notizen hinzufügen oder entfernen und das Notebook weiter freigeben [5]. Ich würde im Team nur ein oder zwei Personen als Bearbeiter eintragen, damit klar bleibt, wer die Quellen pflegt (Einschätzung).

Mit einem privaten Gmail-Konto lassen sich Notebooks mit bis zu 50 Personen teilen, eine Freigabe an Google-Gruppen ist dort nicht möglich [5]. Über „Kopien zulassen“ steuerst du, ob andere das Notebook samt Quellen duplizieren dürfen [5]. Wird ein Notebook mit mindestens vier weiteren Personen geteilt und im Chat genutzt, siehst du unter „Analysen“, wie viele Personen es pro Tag befragen [5].

In Workspace hat der Admin das letzte Wort bei der Freigabe nach außen. Seit dem 10. September 2026 gibt es dafür in der Admin-Konsole vier Stufen: Aus (Standard), nur vertrauenswürdige Domains, An und An mit öffentlicher Freigabe per Link [6]. Die Einstellung lässt sich für die ganze Domain, einzelne Organisationseinheiten oder Gruppen setzen [6]. Wenn du Notebooks mit einer Agentur oder einem Steuerbüro teilen willst, ist „vertrauenswürdige Domains“ meist der passende Mittelweg (Einschätzung).

Zwei Details führen in der Praxis zu Missverständnissen. Erstens: Exportierst du einen Bericht nach Google Docs oder Sheets, werden die Freigaben aus dem Notebook nicht übernommen, und spätere Änderungen werden nicht zurück synchronisiert [5]. Zweitens: Die Option „Link zur Chatansicht kopieren“ blendet Quellen nur aus. Google schreibt selbst, dass Betrachter trotzdem Wege finden können, auf die ausgeblendeten Materialien zuzugreifen [5]. Gib ein Notebook also nur an Personen frei, die alle Quellen sehen dürfen.

04 / Präsentation und Video

So erstellst du Präsentationen und Videos mit Prüfschritt.

Du startest entweder im Chat mit einer Bitte wie „Erstelle eine Präsentation über unser Wartungsangebot für Neukunden“ oder über „Präsentation“ beziehungsweise „Video“ im Studio-Bereich [2]. Im Chat schlägt Gemini Notebook passende Schwerpunkte, Formate und Stile vor. Nennst du deine Wünsche gleich im Prompt, füllt es die Auswahl vor und fragt nicht noch einmal nach [2].

Der neue Prüfschritt

Der eigentliche Fortschritt ist der neue Schalter für die Prüfung. Ist er aktiv, siehst du im Studio-Bereich zuerst die Gliederung der Präsentation oder die Produktionsnotizen für das Video und kannst schriftlich Änderungen anfordern, bevor etwas erzeugt wird [2]. Google nennt als Beispiele eine Management-Zusammenfassung am Anfang oder eine andere Reihenfolge der Szenen [3]. Erst mit „Proceed“ entsteht das fertige Ergebnis [3]. Google beschreibt die Schalter auf Englisch als „Review outline“ und „Review producer notes“; die deutschen Bezeichnungen können abweichen (Einschätzung). Wer es eilig hat, lässt den Schalter aus und bekommt wie bisher sofort einen ersten Entwurf [2].

Ich würde den Prüfschritt für alles nutzen, was Kunden sehen. Eine falsche Gliederung zu korrigieren kostet einen Satz, eine fertige Präsentation neu erzeugen zu lassen dagegen Zeit und Kontingent (Einschätzung).

Präsentationen

Du wählst zwischen einer detaillierten Präsentation zum Lesen und Folien für Vortragende mit den wichtigsten Punkten, außerdem Sprache und Länge (kurz, Standard, lang) [7]. Nachträgliche Korrekturen gibst du je Folie über „Überarbeiten“ ein. Dabei berücksichtigt Gemini Notebook die Quellen derzeit nicht, und jede Überarbeitung erzeugt eine komplett neue Präsentation, die aufs Kontingent zählt [7]. Fertige Präsentationen lassen sich als PDF oder PowerPoint-Datei herunterladen [7]. Für Präsentationen gilt laut Google eine Altersgrenze von 18 Jahren [7].

Video-Zusammenfassungen

Bei Videos stehen ein Erklärvideo, ein Kurzvideo von etwa 60 Sekunden und ein Kinomodus zur Wahl. Der Kinomodus funktioniert nur auf Englisch [8]. Die Erstellung kann laut Google auch mehr als 30 Minuten dauern [8]. Für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender oder eine kurze Produkterklärung reicht in den meisten Fällen das Erklärvideo auf Deutsch (Einschätzung). Stimmen und Bilder sind KI-generiert und können Fehler enthalten, das gilt genauso für Präsentationen [7][8].

05 / Datenschutz und Grenzen

Workspace oder privates Konto: Was mit deinen Daten passiert.

Für die Arbeit mit Firmenunterlagen ist das die wichtigste Frage. Google trennt hier klar nach Konto [9][10]:

• Privates Google-Konto: Inhalte werden nicht zum Training genutzt, solange du kein Feedback gibst. Klickst du auf „Gute Antwort“ oder „Schlechte Antwort“, können geschulte Prüfer die zugehörigen Prompts, Quellen und Ausgaben lesen. Geprüftes Feedback wird getrennt vom Konto bis zu drei Jahre aufbewahrt [10].
• Workspace-Konto mit Gemini Notebook als Hauptdienst (zum Beispiel Business Starter, Standard und Plus): Uploads, Chats und Antworten werden nicht von Menschen geprüft und nicht zum Training von KI-Modellen genutzt, auch nicht bei Feedback. Es gelten die Nutzungsbedingungen für Google Cloud [9][10].
• Workspace-Versionen mit Gemini Notebook als zusätzlichem Dienst (etwa Business Base, Essentials Starter, Workspace Individual): Hier nennt Google die Google-Nutzungsbedingungen und denselben Datenschutzhinweis wie für private Konten [9].

Meine Empfehlung: Kundendaten, Verträge und Personalunterlagen gehören nur in Notebooks eines Workspace-Kontos, in dem Gemini Notebook als Hauptdienst läuft. Ob eure Version dazugehört, steht in der Übersicht der Google-Hilfe [9]. Ob das für deine DSGVO-Dokumentation reicht, klärst du am besten mit deinem Datenschutzbeauftragten (Einschätzung).

Limits

Für Workspace-Konten nennt Google feste Tageslimits, jeweils mit dem Hinweis „Änderungen vorbehalten“. Mit Business Starter sind es 100 Notebooks je Person, 50 Quellen je Notebook, 50 Chats sowie je drei Audio- und Video-Zusammenfassungen pro Tag. Business Standard und Plus erhöhen das auf 500 Notebooks, 300 Quellen, 500 Chats und je 20 Audio- und Video-Zusammenfassungen pro Tag [9]. Teilst du ein Notebook, ändern sich die Limits der anderen Personen dadurch nicht [9].

Für private Konten gelten seit dem 2. September 2026 flexible, an der Rechenleistung bemessene Limits. Sie berücksichtigen Prompt-Komplexität, Chatlänge, Anzahl der Quellen und genutzte Funktionen, frischen sich alle fünf Stunden auf und enden beim Wochenlimit [11][12]. Google AI Plus verdoppelt die Standardlimits, Google AI Pro vervierfacht sie [11]. Wie viel du verbraucht hast, siehst du unter Einstellungen › Nutzung [11].

Wo Gemini Notebook endet

Gemini Notebook antwortet aus deinen Quellen, aber es bleibt ein KI-Werkzeug. Google rät ausdrücklich davon ab, sich bei medizinischen, rechtlichen oder finanziellen Fragen darauf zu verlassen [5]. Für Angebote heißt das: Preise und Fristen in der fertigen Präsentation immer gegen das Original prüfen. Und weil jedes Notebook für sich steht, ersetzt es keine zentrale Ablage. Wie Gemini im Team sonst noch hilft, zum Beispiel mit wiederverwendbaren Anweisungen, steht in Gemini Gems werden zu Skills. Welcher Tarif für dein Team passt, habe ich in Gemini kostenlos nur noch mit Flash-Lite zusammengefasst, und wer zusätzlich mit Claude in Docs und Sheets arbeitet, findet die Admin-Einstellungen in Claude in Google Docs, Sheets und Slides.

FAQ

Häufige Fragen zu NotebookLM und Gemini Notebook.

Gibt es NotebookLM noch?

Ja, unter neuem Namen. Google hat NotebookLM am 16. Juli 2026 in Gemini Notebook umbenannt, das Produkt bleibt eigenständig [1].

Ist Gemini Notebook kostenlos?

Die Standardversion kannst du laut Google kostenlos mit einem Gmail-Konto nutzen. Höhere Limits gibt es über Google AI Plus, Pro, Ultra oder eine passende Workspace-Version [13].

Funktioniert NotebookLM auf Deutsch?

Ja. Für Präsentationen wählst du die Ausgabesprache, für Video-Zusammenfassungen die Sprache der Stimme. Nur der Kinomodus ist auf Englisch beschränkt [7][8].

Quellen

Quellen

1. Google Blog (Josh Woodward): „NotebookLM is now Gemini Notebook“, 16. Juli 2026 – blog.google · abgerufen 23.10.2026.
2. Google Workspace Updates: „Gain more creative control over Slide Decks and Video Overviews in Gemini Notebook“, 21. Oktober 2026 – workspaceupdates.googleblog.com · abgerufen 23.10.2026.
3. Google Blog (Viraj Doshi, Shan Wang): „How to shape your slides and videos with Gemini Notebook“, 19. Oktober 2026 – blog.google · abgerufen 23.10.2026.
4. Gemini-Notebook-Hilfe: „Neue Quellen für Ihr Notebook hinzufügen oder entdecken“, ohne Datum – support.google.com · abgerufen 23.10.2026.
5. Gemini-Notebook-Hilfe: „Notebook in Gemini Notebook erstellen“ (inkl. Freigabe), ohne Datum – support.google.com · abgerufen 23.10.2026.
6. Google Workspace Updates: „Manage external sharing for Gemini Notebook in the Admin console“, 10. September 2026 – workspaceupdates.googleblog.com · abgerufen 23.10.2026.
7. Gemini-Notebook-Hilfe: „Präsentation in Gemini Notebook erstellen“, ohne Datum – support.google.com · abgerufen 23.10.2026.
8. Gemini-Notebook-Hilfe: „Video-Zusammenfassungen in Gemini Notebook erstellen“, ohne Datum – support.google.com · abgerufen 23.10.2026.
9. Gemini-Notebook-Hilfe: „Gemini Notebook mit einem Google-Arbeitskonto oder einem Google-Konto einer Bildungseinrichtung verwenden“, ohne Datum – support.google.com · abgerufen 23.10.2026.
10. Gemini-Notebook-Hilfe: „Datenschutz und Nutzungsbedingungen in Gemini Notebook“, ohne Datum – support.google.com · abgerufen 23.10.2026.
11. Gemini-Notebook-Hilfe: „Nutzungslimits für Gemini Notebook verwalten“, ohne Datum – support.google.com · abgerufen 23.10.2026.
12. Google Blog (Yesul Shin): „We’re introducing flexible usage limits for Gemini Notebook“, 28. August 2026 – blog.google · abgerufen 23.10.2026.
13. Gemini-Notebook-Hilfe: „Gemini Notebook upgraden“, ohne Datum – support.google.com · abgerufen 23.10.2026.

Alle Quellen am 23. Oktober 2026 abgerufen. Aussagen ohne belastbare Quelle sind im Text als Einschätzung gekennzeichnet; die Ziffern in eckigen Klammern verweisen auf die Nummern dieser Liste.